Nhiều chủ doanh nghiệp F&B lúng túng với chuyện nhập nguyên liệu sao cho đúng luật

Không ít chủ doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống thường nhập nguyên liệu qua mối quen, vừa linh hoạt lại nhanh chóng. Tuy nhiên, khi yêu cầu quản lý ngày càng chặt chẽ, thói quen này đang dần bộc lộ những điểm yếu mà nhiều cơ sở F&B bắt đầu phải đối mặt.

Khi việc “quen mối” không còn đủ để nhập nguyên liệu

Anh Nguyễn Văn Trung, chủ một số nhà hàng tại Hà Nội, có nhiều mối quen để nhập hàng nên ít khi gặp khó khăn trong việc nhập nguyên liệu. Rau, thịt được giao đều đặn, giá cả ổn định, ít khi phát sinh vấn đề. “Mình quen họ, họ quen mình, đồ tươi, giá ổn mà thỉnh thoảng họ cũng thông cảm cho nợ dài hơi, thế là đủ”, anh nói.

Nhưng gần đây, những điểm yếu trong khâu quản lý giấy tờ, sổ sách bắt đầu xuất hiện. Khi cần rà soát chi phí, đối soát hóa đơn hoặc chuẩn bị hồ sơ cho kế toán, anh Trung nhận ra việc lần ngược lại từng nguồn hàng không hề đơn giản. Những đợt nhập vẫn đều đặn mỗi ngày mà thông tin về hóa đơn, lô hàng hay nhà cung cấp lại không phải lúc nào cũng được lưu trữ đầy đủ.

Không chỉ riêng anh Trung mà với nhiều chủ quán ăn, quán cà phê khác, đặc biệt là các cơ sở nhỏ và vừa, cách nhập hàng dựa trên mối quan hệ quen biết từng là lợi thế lớn: nhanh, linh hoạt, ít thủ tục. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng giao dịch tăng lên hay khi những cơ quan chức năng siết chặt các quy định quản lý, cách làm này lại bộc lộ rõ những giới hạn.

Không ít chủ quán thừa nhận họ cảm thấy bị động trong khâu quản trị. Việc tổng hợp dữ liệu đầu vào, vốn trước đây chỉ dựa vào sổ tay hoặc trí nhớ cá nhân, trở nên khó kiểm soát hơn. Khi cần kiểm tra lại một lô hàng hay một khoản chi cụ thể, việc thiếu thông tin tập trung có thể khiến quá trình vận hành bị gián đoạn.

Minh bạch và đầy đủ dữ liệu trở thành yêu cầu bắt buộc

Trên thực tế, hoạt động nhập nguyên liệu của các nhà hàng, quán ăn, quán cà phê đang chịu sự tác động ngày càng rõ rệt từ các yêu cầu quản lý mới. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống thuộc diện áp dụng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời kết nối và chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế. 

Bên cạnh đó, quản lý an toàn thực phẩm hiện nay vận hành theo cơ chế hậu kiểm. Điều này có nghĩa là cơ sở phải luôn trong trạng thái sẵn sàng chứng minh sự tuân thủ khi bị kiểm tra, không phân biệt có hay không có sự cố. Nếu không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp bằng hóa đơn, chứng từ, cơ sở có thể bị xử phạt về hàng hóa không rõ nguồn gốc. 

Như vậy, mọi giao dịch bán ra đều phải được ghi nhận đầy đủ, có thể đối soát và truy xuất khi cần. Khi đầu ra đã được số hóa và quản lý tập trung, bài toán ở khâu đầu vào tức nguồn nguyên liệu cũng trở nên rõ ràng hơn: hóa đơn, chứng từ và thông tin nhà cung cấp không thể tiếp tục vận hành theo cách rời rạc như trước.

Không phải cơ sở nào cũng có bộ phận kế toán riêng hay hệ thống lưu trữ bài bản. Việc vừa xoay vòng kinh doanh, vừa đảm bảo dữ liệu đầu vào - đầu ra minh bạch trở thành một thách thức không nhỏ với các chủ cơ sở kinh doanh F&B.

Điều này đang thúc đẩy một sự chuyển dịch âm thầm trong cách nhập nguyên liệu của nhiều quán ăn. Thay vì mua từ quá nhiều mối nhỏ lẻ, một số chủ quán bắt đầu ưu tiên các nhà cung cấp có hóa đơn đầy đủ, thông tin rõ ràng và quy trình giao dịch tập trung hơn để giảm rủi ro, dễ quản lý và vận hành ổn định hơn trong bối cảnh mới.

“Quen mối” không còn là chiếc phao an toàn như trước, mà trở thành một yếu tố cần được đặt trong một cách vận hành bài bản hơn. Với nhiều cơ sở F&B, bài toán lúc này không phải là giữ hay bỏ thói quen cũ, mà là tìm ra cách thích nghi phù hợp để tiếp tục kinh doanh ổn định trong dài hạn.